Отдел делопроизводства и документооборота

Цели и задачи:

Основной целью отдела делопроизводства и документооборота является организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики.

В процессе руководства, координации, контроля и реализации работ по документационному обеспечению управления отдел делопроизводства и документооборота решает следующие задачи:

• Организация и сопровождение документационного обеспечения деятельности университета как в бумажном виде, так и в системе электронного документооборота.
• Информатизация подразделений университета
• Обеспечение единства информационных и документационных технологий в структурных подразделениях университета.
• Организация и обеспечение специальной документальной связи со структурными подразделениями университета, другими организациями и учреждениями, Министерством образования РФ, а также контроль за состоянием связи.
• Организация и осуществление работы по регистрации, учету и передаче в соответствующие структурные подразделения локальных нормативных актов, иных документов, в том числе приказов и указаний администрации университета, по хранению материалов текущего делопроизводства, формированию дел и передаче их на архивное хранение.
• Обеспечение сохранности нормативных документов.
• Разработка предложений по совершенствованию системы делопроизводства, электронного документооборота, организация их внедрения.

Функции отдела:

• Разработка и ведение Альбома унифицированных форм документов, внесение в них изменения.
• Создание и сопровождение справочно-информационный фонда университета.
• Внедрение и совершенствование автоматизированные системы управления в процесс делопроизводства университета.
• Формирование сводной номенклатуры дел университета, оформление и учет локальных актов университета
• Устанавление порядка прохождения и обработки документов, составление схемы прохождения документов в системе электронного документооборота (ЭДО).
• Прием, учет, регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов, в том числе в системе электронного документооборота.
• Регистрация, учет и рассылка организационно-распорядительных документов, поручений в системе ЭДО.
• Ведение контроля за прохождением и исполнением документов, обобщение и анализ сведений о ходе и результатах контроля исполнения документов.
• Разработка нормативных и методических документов по делопроизводству.
• Разработка сводной номенклатуры дел НГТУ, обеспечение подготовки номенклатур дел структурных подразделений.
• Обеспечение формирования и оформления дел, описания и уничтожения дел, хранения и использования дел в делопроизводстве.
• Осуществление контроля за порядком формирования дел в структурных подразделениях, их хранением и использованием.
• Организация работы с письменными и электронными обращениями граждан.
• Организация работы с документами ограниченного доступа (гриф "ДСП").
• Организация учета печатей и штампов НГТУ.
• Методическое руководство постановкой делопроизводства и документооборота, в том числе электронного в структурных подразделениях.