Архив

Основная цель деятельности - обеспечение сохранности, учет, отбор, упорядочение и использование документов архивного фонда Российской федерации, образующихся в деятельности университета, обеспечение своевременной передачи этих документов на государственное хранение в соответствии с действующим архивным законодательством.

Миссия:

Хранение, комплектование, научно-практическое использование документов архивного фонда университета в целях сохранения документов по отечественной истории, обеспечения законных прав и интересов граждан, укрепления стабильности и устойчивости ВУЗа.

Задачи:

• Комплектование архива документами.
• Учет, обеспечение сохранности, создание и совершенствование научно-справочного аппарата, организация использования документов, хранящихся в архиве.
• Подготовка и своевременная передача документов НГТУ на государственное хранение.
• Осуществление систематического контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве университета.
• Внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.

Функции:

• Принимает документы от структурных подразделений, обработанные в соответствии с требованиями, установленными государственной архивной службой РФ.
• Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов.
• Согласовывает с государственным казенным учреждением Центр хранения документации и комплектования государственных архивов Нижегородской области (далее ГКУ ЦХДКГАНО) графики предоставления описей дел постоянного хранения на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии Комитета по делам архивов Нижегородской области и передачи документов на государственное хранение в государственное казеное учреждение Центральный архив Нижегородской области (далее ГКУ ЦАНО).
• Составляет и представляет сводные годовые разделы описей дел постоянного срока хранения и по личному составу на рассмотрение соответствующих экспертных комиссий.
• Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГКУ ЦАНО документы архивного фонда РФ.
• Организует использование документов.
• Информирует руководство и работников структурных подразделений университета о составе и содержании документов архива.
• Выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования.
• Исполняет запросы организаций граждан социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов, архивные справки, невостребованные личные документы студентов и сотрудников.
• Ведет учет документов, хранящихся в архиве.
• Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, представляет на рассмотрение экспертной комиссии НГТУ описи на дела, подлежащие хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, участвует в работе экспертной комиссии НГТУ.
• Ежегодно представляет в ГКУ ЦХДКГАНО сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
• Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении сводной номенклатуры дел университета, контролирует правильность формирования дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив НГТУ.
• Создает, выполняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архивах делам и документам.

Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.
Архивные справки, копии, выписки выдаются на основании письменного запроса на имя ректора университета, который должен содержать наименование организации или ФИО обращающегося, адрес (при пересылке), контактные телефоны, дату и личную подпись, а также изложение существа запроса.
Срок исполнения запроса - 14 дней со дня регистрации обращения.